Organisation du tournois de Tennis Open 88 inscrit au classement WTA

OPEN 88 : Évènementiel, animation, .. commercial, gestion etc...
L'Open 88, tournoi inscrit au calendrier mondial féminin WTA, a su grandir depuis 15 ans.

A l'origine de cette réussite, nous rencontrons ce mois ci Véronique, Directrice du tournoi qui nous parle de l’évènement, et de toute la structure qui tient avec une équipe soudée et motivée.
Le mois dernier nous avons parcouru les coursives de ROLAND GARROS pour connaître un peu mieux cette énorme machine.Ce mois-ci nous restons dans le domaine du tennis, Véronique, nous éclaire sur les multiples facettes de l’évènementiel.
www.emc-mag.com : Véronique, vous êtes Organisatrice de l’ « Open 88 » féminin, le seul tournoi de tennis qui attribut des points pour le classement mondial WTA, dans le grand Est de la France, Présentez-nous s'il vous plait le tournoi en chiffres…
En fait, je ne suis pas l’organisatrice, car on ne peut pas réaliser un événement comme celui-ci, seule. Le tournoi est géré par une association « loi 1901 » (association à but non lucratif ndlr) et cette association me nomme directrice du tournoi.

Le tournoi existe depuis une quinzaine d’années. Le budget global du tournoi varie entre 120 & 150 000 euros annuel.
La dotation en prix pour les joueuses est de 50 000 Dollars US(environ 40 000€). Nous avons entre 60 & 70 joueuses qui sont présentent tous les ans. Elles sont accompagnées par entourage et coach ce qui représente environ une cinquantaine de personnes en plus.

La préparation du tournoi s'étale tout au long de l’année, et l’association se réunit en groupe de travail environ toutes les trois semaines, pour arriver à un rythme de une fois tous les 10 jours à partir du mois de Mai.... jusqu’au tournoi en Juillet.

Pour ce qui est de la fréquentation, je n’ai guère d’éléments chiffrés à vous communiquer, car l’entrée au tournoi est totalement gratuite. Nous ne pouvons donc compter les billets vendus…

Mais nous avons une certaine habitude de voir la fréquentation évoluer au long du tournoi , pour atteindre une réelle pointe du jeudi au vendredi de la finale. Ces jours- là le court central est comble. Il contient 700 places.
www.emc-mag.com : Au niveau de l’organisation et de la logistique comment cela se passe t- il ?
Pendant le tournoi, c’est un total 120 bénévoles qui est sur le terrain pour la bonne marche de l’événement.

Pour la restauration, nous faisons intervenir un traiteur local, qui gère l’ensemble de la prestation pour toute la durée du tournoi. Il y a deux offres de restauration, un self service, et un restaurant. C’est également lui qui s’occupe des repas lors des soirées d’animation.

Pour vous donner un ordre de grandeur, le « self » sert 1500 repas par jour, et pour chacune des soirées organisées, 130 à 150 personnes sont servies et cela 5 soirs en 10 jours. Cette prise en charge globale par un professionnel nous évite d’avoir à suivre et gérer cette partie (chacun son métier)
www.emc-mag.com : Votre évènement tennistique est doté de 50 000 dollars de prix. Ce budget vous permet- il d’attirer les « bonnes joueuses » du circuit ?
Il est évident qu’avec un montant de prix de 50 000 dollars, nous ne pouvons pas faire venir le top 10 du classement mondial, mais les filles qui sont présentent sur notre tournoi se situent toutes entre la 90ème et la 200ème place mondiale.

Il s’agit donc de jeunes femmes que vous trouvez lors des premiers tours des tournois du grand Chlem, comme Roland Garros ou Winbledon...
www.emc-mag : Au niveau du calendrier, votre tournoi est coincé entre Rolland Garros, le Tour de France, et en plus cette année la Coupe du Monde de football . Réussissez- vous tout de même à obtenir la couverture médiatique qu’il vous faut ? et comment vous y prenez- vous ?
Le Tour de France est une institution qui a toujours lieu et qui a toujours la même couverture médiatique, la seule ombre que peut nous faire le Tour de Fance, c’est quand il passe dans la région, comme en 2008 à Contrexéville et Vittel qui était Ville- Etape. Nous avons donc adapté l’organisation à la situation, en arrêtant les match à 16 h et nous en avons profité pour rebondir sur cet événement mondial en organisant des déplacements pour emmener joueuses, sponsors et organisateurs voir le Tour, et tout l’événement.

Pour ce qui est de la Coupe du Monde de football, elle a dans la presse une pagination spécialement dédiée, cela ne nous fait donc pas d’ombre.
Quoiqu’il en soit, nous tentons systématiquement de prendre ces autres événements comme un plus en rebondissant sur celui-ci. Par exemple cette année, nous avons organisé une de nos soirées autour du thème de la Coupe du Monde.

La seconde partie de votre question est de savoir comment je m’y prends pour obtenir une couverture médiatique… Nous avons bien sur besoin des médias, mais ils ont aussi besoin de nous, ils ont besoin de fournir de la matière à leurs lecteurs ou auditeurs… Il faut donc les démarcher, les suivre et les relancer très régulièrement pour couvrir un besoin réciproque.
www.emc-mag.com : Ce tournoi est important dans le calendrier international du tennis féminin, mais aussi dans les « tablettes » des événements de la Région Lorraine, comment faites- vous pour trouver les sponsors qui vous permettent de tenir l’évènement ?
Le budget est réalisé à 70 % par les collectivités locales : Conseil Régional, Conseil Général, la Ville de Contrexéville, et aussi une subvention de la Fédération Française de Tennis, car le tournoi est inscrit au classement mondial.

Pour les 30 % restants, il s’agit des sponsors du tournoi. Nous avons les fidèles qui sont présents depuis l’origine du tournoi, et il reste toujours la difficulté d’étoffer ce portefeuille de partenaires. Cela ne peut se faire que par une démarche commerciale intensive.... de septembre à mars de chaque année.
Notre position géographique dans un bassin d’emploi avec un faible taux du nombre d’entreprises ne nous facilite pas la tâche; nous sommes à 60 kms de Nancy, ce qui freine un peu les entreprises de cette grosse zone à investir dans notre évènement.

Et enfin, nous touchons une commission sur le chiffre d’affaires que le traiteur réalise pour ses prestations pendant la durée du le tournoi.
Tout cela est un énorme travail de réseau et de relationnel, et même si le fait d’avoir une couverture de l’OPEN 88 sur la télévision locale nous permet d’avoir plus facilement des rendez vous, les portent s’ouvrent plus facilement.... mais pas forcément les bourses.
www.emc-mag.com : D’après toutes les informations que vous nous donnez, votre métier ne consiste pas seulement à un rôle de chef d’orchestre lors de la période du tournoi ..
Loin de là.
J'ai comme toute l’équipe, la pression jusqu’au dimanche soir de la finale, car autour du tournoi il y a une logistique énorme :
Hébergement des joueuses et accompagnateurs, déplacement des joueuses, présence de médecins, kinés, ostéopathes, organisation des manifestations autour du tournoi, concert d’ouverture, les soirées, soirée cabaret, action de sensibilisation au développement durable, les invitations des VIP etc etc…

Nous tentons toujours d’animer le tournoi, car notre département ne compte que 5000 licenciés, et nous souhaitons faire découvrir le tennis en attirant des personnes de tous horizons..

Avant le tournoi, nous devons avoir une grande rigueur d’organisation, une forte démarche commerciale, un gros travail sur l’entretien et le développement du réseau, un vrai besoin de gestion etc… Les 10 jours du tournoi ne sont qu’une toute petite partie visible…
www.emc-mag.com : Après toutes ces années à développer ce tournoi et à lui donner l’importance qu’il a aujourd’hui, et avec l’expérience que vous en avez, pensez- vous développer un autre évènement d’ampleur international dans le même genre que celui-ci ?
Non, cela n’est pas prévu, mais il m’arrive parfois d’intervenir en soutien d’organisation…

J’ai par exemple participé bénévolement à l’organisation des matchs de la FED CUP dans la région. Cela est un échange de bons procédés et permet justement de maintenir le contact avec les autres organisateurs, directeurs de tournois, joueurs etc…
www.emc-mag.com : A la lecture de vos réponses, vous êtes surtout commerciale, prospectrice, relation publique, gestionnaire, administrative et un peu l’animatrice durant la période exclusive du tournoi. ..
Vous avez parfaitement tout résumé !
www.emc-mag.com : Envisagez vous de greffer d’autres événements autour de ce tournoi, ou de créer un autre événementiel sportif ?
Nous allons continuer de travailler au développement de l’OPEN 88, et ne pas nous éparpiller. Par exemple nous travaillons à une démonstration de tennis Handi -Sport pour l’an prochain, et à la mise en place d’un tournoi des sponsors…
Merci Véronique et bon courage !
Voir le site du tournoi : www.open88.org
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