Foires et Salons : une préparation minutieuse s’impose

Foires et Salons : une préparation minutieuse s’impose…

                     Foires et Salons, des moments importants  pour les contacts commerciaux

Les foires et les salons sont bien souvent l’occasion de rencontrer grand nombre de contacts, que ceux-ci soient… prospects, clients, partenaires potentiels ou fournisseurs potentiels…

C’est aussi un moment particulier et important pour les commerciaux, qui vont vivre durant les quelques jours de cette manifestation une approche commerciale différente de leur fonctionnement habituel…

 

Cependant, pour que cet événement soit un moment réussi et productif, que vous soyez exposants ou visiteurs en recherche de contacts, de partenaires etc… les salons et/ ou les  foires doivent se préparer d’une manière rigoureuse si vous souhaitez optimiser votre investissement…

 

Outre le prix que vous demande l’organisateur en fonction de la surface du stand que vous choisissez et des options voulues (stand équipé ou non etc..), un salon représente un réel coût pour l’entreprise.

Le matériel de présentation, les documents commerciaux et marketing que vous allez distribuer, le temps de préparation de ce salon, le temps passé sur le salon... sont autant de paramètres à prendre en compte dans le coût global de cette démarche commerciale, qui pourrait se résumer de la manière suivante :

 

Le prix global pourrait se concrétiser par la formule suivante :

 

Prix du stand + (nombre d’heures de préparation X le taux horaire chargé) + prix des documents commerciaux et techniques + (temps passé sur le salon X le taux horaire avec charges) + Notes de frais sur place + temps de démontage + (le nombre d’affaires moyennes signées par jour par chaque commercial qui sera sur le salon et qui ne sera pas en clientèle multipliées par le nombre de jours de salon) + Y

 

Mais qu’est -ce que ce Y ?

 

Y est en fait le temps passé (avec son coût bien sûr) à relancer les contacts obtenus après le salon, en fonction du résultat (conversion obtenu) par rapport au nombre d’affaires moyennes signées d’habitude..

 

Pour que tout cela soit positif et concret, le salon doit être préparé de manière optimum… que vous soyez exposant ou visiteur.

             Organisation rigoureuse indispensable pour optimiser ses foires et salons

Pour les exposants, il est bien sûr indispensable de préparer les outils standard à l’aménagement du stand : banderoles, kakemono, etc.. Mais il est aussi nécessaire d’avoir tous les outils pour capter le prospect et pouvoir suivre :

 

®    Les cartes de visite en nombre suffisantes

®    Les fiches prospect avec les champs en correspondance avec ceux du logiciel CRM

®    Une agrafeuse pour agrafer la carte de visite avec les fiches prospect

®    Un cahier pour noter toutes les remarques et demandes particulières des contacts

®    Les échantillons en quantité nécessaire pour démonstration ou dégustation

®    Du matériel de rechange ou de dépannage en prévision de l’imprévisible (lampe de data show / vidéo projecteur de rechange, rallonges électriques, barrettes de prises etc…

®    La liste des numéros de téléphone des organisateurs et techniciens de l’organisation afin de pouvoir réagir rapidement, en cas de besoin de livraison et d’accès à vos techniciens, pour l’installation d’une machine de démonstration supplémentaire ou de remplacement..

 

Du côté visiteur , à moins que vous y alliez pour vous promener, vous allez à ces salons avec un objectif précis…

Prendre des contacts, trouver des prospects, des partenaires, des sous-traitants etc…

 

Pour que votre démarche soit réussie, vous devez donc aussi préparer votre visite …

 

®    Cartes de visite

®    Stylos

®    Présentation de votre structure

®    Présentation de vos services

®    Visite sur le site de l’organisation du salon afin de voir le nombre d’exposants et le placement de ceux qui peuvent vous intéresser le plus

 

L’idéal, et de pouvoir se rendre deux fois au salon :

Une première fois pour prendre la plaquette de présentation, faire le tour des exposants et repérer les stands et offres qui vous intéressent et vous concernent le plus. Faire une liste de tout cela en prévision d’un plan d’action très structuré, et également d’établir les premiers contacts.

        Suivis et coûts doivent être optimisés pour vos salons et foires

La seconde journée pour optimiser les contacts. Prendre du temps sur chaque stand pour bien découvrir les offres en détail et pouvoir correctement présenter les siennes, sans avoir la pression de devoir faire un maximum de stands pour ensuite trier le bon du mauvais….

 

C’est seulement dans ces conditions, en optimisant votre organisation et vos visites, que votre temps passé sur une foire ou un salon vous permettra de faire de cette journée de contacts une journée productive.. 

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